Vinkkejä onnistuneen yritystapahtuman järjestämiseen
Tapahtuma on väline, jolla rakennetaan mielikuvia, synnytetään kokemuksia ja tehdään vallankumouksia, siksi sitä Suomessakin säädellään kokoontumislailla. Yritystapahtumien avulla sitoutetaan henkilöstöä, vahvistetaan yrityskulttuuria ja viestitään yrityksen arvoista.
Onnistuneen tapahtuman muistaa. Se jättää jälkeen mielikuvia ja muistoja, joita halutaan jakaa myös vuosien päästä. Onnistuneessa tapahtumassa on kyetty synnyttämään tunteita kenties viihdyttävällä ohjelmalla, esiintyjillä tai koukuttavilla kohtaamisilla.
Onnistuneessa tapahtumassa on koettu tai nähty jotakin ikimuistoista ja kokemus nostaa hymyn huulille yhä uudelleen tapahtuman jälkeenkin.
Jotta sinä onnistuisit, kokosimme näppärän tietopaketin tapahtuman järjestämisestä. Tämän avulla yritystapahtuman järjestäminen sujuu kivuttomasti, lopputulos on juuri sitä, mitä tilaisuudelta on toivottu ja kehuja satelee!
MÄÄRITÄ TAPAHTUMAN PÄÄMÄÄRÄ
Miksi tapahtuma järjestetään? Mikä on sen tarkoitus? Näillä parilla yksinkertaisella kysymyksellä löytyy tapahtumalle tavoitteet
Mieti, mitä haluat kollegoidesi ja pomojesi saavan tapahtumalta. Onko se verkostoitumista? Oppia? Ajanvietettä? Kaikkia edellä mainittuja asioita?
Tapahtumaa suunnitellessa on tärkeää miettiä, millaisia ihmisiä tapahtuman kohderyhmään kuuluu. On helppo miettiä asioita siitä näkökulmasta, mistä itse pitää – mutta tapahtuma tehdään kuitenkin osallistujia varten.
Organisoi tapahtuma hyvin
Tapahtuman järjestäjän yleisin virhe on riittämätön tehtävien jako.
Hyvin organisoidussa tapahtumassa ei tarvitse jonottaa, eikä ihmetellä mitä tapahtuu seuraavaksi. Näin osallistuja voi nauttia tapahtuman annista ja keskittyä olennaiseen.
Hyvä organisointi auttaa ylittämään odotukset ja lisää halua jakaa tunnelmia sosiaalisen median kanavissa.
JAA TAPAHTUMA PIENEMPIIN KOKONAISUUKSIIN
Jotta muistat kaiken olennaisen, listaa tärkeimmät asiat tapahtuman onnistumisen kannalta. Delegoi näiden asioiden tekeminen tarvittaessa useammalle henkilölle tai osta palvelut ammattilaiselta, jottet huku itse liikaan tekemiseen.
Tärkeitä huomioitavia kokonaisuuksia ovat:
- Tapahtumapaikka
- Koristelut ja tilan somistaminen
- Ruoat ja juomat
- Viihde ja aktiviteetit
- Viestintä
- Logistiikka
- Majoitustarve
TAPAHTUMAN JÄRJESTÄJÄN MUISTILISTA
Osallistujat ja aikataulu:
- Kenen on tärkeää olla paikalla ja miksi?
- Kuinka paljon sinä tarvitset aikaa saadaksesi kaiken kasaan?
- Mikä on optimaalisin ajankohta tapahtumalle?
- Kuinka paljon aikaa tarvitaan tapahtuman tavoitteen saavuttamiseen?
- Luo tarkka tapahtumapäivän aikataulu, mutta jätä myös aikaa yllättäville myöhästymisille. On hyvä olla realistinen optimisti, aikataulu elää aina hieman.
Budjetti
- Ole realisti ja varaa 10% yllätyksiin.
- Jos järjestät tapahtuman toimiston ulkopuolella, kerro budjetti palveluita varatessasi avoimesti, jotta palveluntarjoaja osaa tarjota budjettiin sopivia ratkaisuja.
Kerää ympärillesi tiimi
- Onnistuneen tapahtuman tekeminen vaatii tehtävien ja vastuiden jakamista, joten kerää ympärillesi heti tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa ryhmä tekijöitä ja sopikaa selkeästä vastuunjaosta.
- Tai luota tapahtuman järjestäminen ammattilaisen käsiin. Tämä vaatii hieman isomman budjetin, mutta säästää niin sinun kuin kollegoidesikin työaikaa valtavasti.
Löydä tapahtumapaikka
Vertaillessasi erilaisia paikkoja, ota seuraavat asiat huomioon:
- Onko paikka riittävän suuri osallistujamäärällesi.
- Onko tilassa tarvittava kokoustekniikka, vai pitääkö sinun hoitaa ne paikalle.
- Mitä palveluita tapahtumatila tarjoaa (tarjoilut, ohjelma, logistiikka, jne.)
- Mitkä ovat peruutusehdot.
- Tärkeää on varata paikka mahdollisimman hyvissä ajoin
Huomioi yksityiskohdat
- Kuinka osallistuja löytää tapahtumapaikalle.
- Kuinka opastus on paikan päällä järjestetty.
- Onko tarjolla oleva ruoka eri ruokavalioihin sopiva.
- Kuinka osallistujia kiitetään ja kuinka palautetta on mahdollista antaa.
- Mieti myös palautteen hyödyntäminen tulevien tapahtumien järjestämisessä sekä asetettujen tavoitteiden mittaamisessa.
KAIPAATKO APUA?
Villa Ivan Falinissa saat tapahtumaasi kaiken tarvittavan ja autamme mielellämme niin suunnittelussa kuin toteutuksessakin!
Ota yhteyttä ja kerro kuinka voimme olla avuksi.
