Kevätkausi on alkanut! On aika varata kokoustilat, kerätä tykypäiväideoita ja suunnitella yrityksen kesäjuhlat. Näistä kokousten järjestäminen on juuri nyt ajankohtaisin, joten puhutaan hetki siitä.
Hyvän kokouksen resepti
Korona-aika on tuonut useita muutoksia kokouskäytäntöihin ja tapahtumien järjestämiseen. Varmista, että olet mukana muutoksen virrassa ja järjestäjänä osaat ottaa huomioon osallistujien odotukset. Ikimuistoisen tilaisuuden järjestäminen vaatii nykyään enemmän kuin vain laadukasta sisältöä ja sujuvaa koordinaatiota. Virtuaali- ja hybridikokousten sekä koronarajoitusten vaihdellessa, elementit, kuten teknologia, terveys ja turvallisuus sekä ainutlaatuiset tilat ovat tärkeämpiä kuin koskaan ennen. Tämän päivän kokousammattilaisen tehtävänä on ottaa huomioon kaikki nämä tekijät ja tietenkin näiden lisäksi myös se tärkein – osallistujien tarpeet.
Kun siis suunnittelet kokousta, mieti tarkkaan kenelle kokous on suunnattu ja mitä sillä tavoitellaan. Pitkän etäilyn jälkeen osallistujat kaipaavat kohtaamisia, vapaata ajatusten vaihtoa, yhdessä ideointia, hyviä nauruja sekä yhteenkuuluvaisuuden tunnetta. Johtajat taas haaveilevat muun muassa siitä, että saavat pitkästä aikaa joukkueen kasaan, hommia eteenpäin ja hyviä päätöksiä aikaiseksi pika-teamsien ja pallottelevien sähköpostien sijaan.
Tapoja ottaa tärkeät kokouselementit sekä täyttää osallistujien ja johtajien odotukset on useita. Niinpä kokosimme muistilistan ja vinkit, joiden avulla loistat järjestäjänä.
Livenä, virtuaalisesti vai hybridinä?
Teknologia osana tilaisuuksia on tullut jäädäkseen ja vaikka pian saadaankin taas kohdata livenä, virtuaalielementtiä kannattaa jatkossakin hyödyntää. Kokoustyyppiä päättäessä on hyvä ensi pohtia mikä on tapahtuman koko, budjetti, aikajana ja mistä osallistujat tulevat. Kun tehdään pitkän aikavälin suunnitelmia ja isoja päätöksiä tai halutaan vahvistaa tiimin yhteishenkeä, voidaan nyrkkisääntönä todeta, että livenä tapahtuva kokous on tehokkain. Varmista kuitenkin, että kokouspaikka tarjoaa valmiudet myös hybridikokoukseen. Näin mahdollistat myös kaukana tai vaikkapa karanteenissa olevien osallistumismahdollisuuden.
Missä ja milloin?
- Jos suinkin mahdollista, pyri järjestämään kokous alkuviikosta. Osallistujat ovat viikonlopun levon jäljiltä vielä energisiä ja aivotoiminta on parhaimmillaan.
- Kun olet saanut järjestettäväksesi koko päivän kokouksen, älä hukkaa tilaisuutta tarjota osallistujille arjen luksusta. Vie osallistujat hektisestä ympäristöstä luonnon keskelle inspiroiviin tiloihin. Taukokävely raikkaassa ilmassa saa varmasti ideat lentelemään ja sykkeen laskemaan – syntyy tuottavaa tulosta!
- Valkoiset seinät ja harmaa toimistotila ei täytä ainutlaatuisen tilan kriteeriä, varaa rohkeasti erilainen kokoustila. Kokouksen voi järjestää nuotion ympärillä, venevajassa tai takkatulen ääressä. Joskus epäformaalimpi istumajärjestys tuo osallistujissa esiin uusia puolia, mikä edesauttaa erilaisten ehdotusten syntyä ja vahvistaa ryhmähenkeä.
- Jos tiedät, että kokouspäivästä tulee intensiivinen, varaa aikaa myös rennolle yhdessäololle ja tauoille. Kokous on ihana päättää saunan löylyissä tai vaikka Cocktail -hourin humussa. Illan kruunaa ylellinen illallinen hyvien viinien ja ystävien parissa.
Terveys ja turvallisuus?
- Vaikka kaikkia yhdistää halu kokoontua livenä pelkän ruutukontaktin sijaan, on tärkeää huomioida osallistujien erilaiset tarpeet terveyden ja turvallisuuden suhteen. Pidä siis edelleen huolta siitä, että ennen tilaisuutta on luotu selkeät yhteiset pelisäännöt maskien ja turvavälien käytöstä. Kommunikoi osallistujille pelisäännöistä hyvissä ajoin ennen kokousta ja varmista, että noudatat niitä koko kokouksen ajan. Jos kokouksen luonne sallii, tarjoa osallistujille mahdollisuus valita itse tulevatko he paikanpäälle tai osallistuvatko etänä.
- Varmista myös, että paikka, jossa olet päättänyt järjestää kokouksen sitoutuu samoihin pelisääntöihin ja luo näin puolestaan turvallisuuden tunteen osallistujille.
Kokoustarjoilut
- Kokous on hyvä aloittaa energisoivalla aamiaisella ja kuulumisten vaihdolla. Näin kokoustajat pääsevät rauhassa virittäytymään päivän tunnelmaan.
- Kokoustarjoiluilla on väliä, valitse siis päivän agendaan ja tavoitteeseen sopivat tarjoilut.
- Tehot irti-tyyppiselle kokoukselle sopii Brain Food Station, joka notkuu maukasta ”aivoruokaa”. Pähkinät, marjat ja kasvikset pitävät osallistujien aivot virkeänä ja tulosta syntyy!
- Pitkän linjan suunnitelmille ja strategian hiomiselle kannattaa luoda tarjoiluiden avulla kiireetön tunnelma. Lounaan jälkeen on hyvä käydä piristävällä happihyppelyllä upeassa luonnossa.
Me Villa Ivan Falinissa autamme sinua mielellämme kokouksen järjestämisessä. Hoidamme järjestelyt niin pitkälle puolestasi kuin toivot, sinun tarvitsee vain kertoa ajatuksesi ja me ehdotamme ratkaisua.
